Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się zatrudnić zdalną asystentkę. Ten model współpracy jest bardzo popularny za oceanem, jednak w Polsce pracodawcy dopiero zaczynają z niego korzystać. Jakie zadania ma wirtualna asystentka i czy warto korzystać z jej pomocy?
Asysta – zdalna czy stacjonarna?
W tradycyjnym modelu współpracy asystentka przebywa w siedzibie firmy, ewentualnie może też zostać oddelegowana do wykonania pewnych zadań na zewnątrz. Jej czas pracy jest normowany i przy pełnym etacie wynosi 8 godzin, choć obecnie pracodawcy nie zawsze wymagają, aby wszystkie zadania wykonywać z poziomu biura. Czasami możliwe jest nawiązanie elastycznej współpracy, a tym samym wykonywanie przynajmniej części obowiązków z domu. Nie ulega wątpliwości, że niemal każdemu przedsiębiorcy potrzebna jest asystentka. Zajmuje się ona obsługą klienta, prowadzeniem kalendarza spotkań, przyjmowaniem gości czy kompletowaniem dokumentacji. Czasami organizuje także podróże służbowe dla pracowników czy właściciela firmy.
W rzeczywistości zakres obowiązków asystentki jest bardzo różny, w zależności od charakteru działalności konkretnej firmy. Asystenta może mieć na co dzień wiele zadań do wykonania, lecz w dużych firmach zwykle zakres obowiązków dzielony jest pomiędzy kilka pracownic. Obecnie coraz popularniejsze staje się zatrudnianie wirtualnej asystentki. Pracuje ona z dowolnego miejsca na świecie, łącząc się z pracodawcą poprzez kanały zdalne. Jej obowiązki są w zasadzie takie same jak osoby, która pracuje w biurze. Czas pracy może być jednak bardziej elastyczny, ponieważ zdalne asystentki nie muszą pracować przez 8 godzin. Bardzo często ich praca ma charakter zadaniowy, a nie czasowy. Model ten nie jest jeszcze w Polsce popularny, gdyż wymaga nieco innego rozliczania się z pracownikiem.
Wirtualna asystentka – dla kogo?
Jeszcze do niedawna rekrutacje na stanowisko wirtualnej asystentki nie były prowadzone zbyt często. Dziś jednak, w dobie pandemii i coraz popularniejszej pracy zdalnej, coraz więcej osób decyduje się zatrudnić asystentkę nie w biurze, a właśnie wirtualnie. Jest to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy prowadzą swoją firmę głównie w sieci. Zaletą wirtualnej asystentki jest też fakt, iż wcale nie ma konieczności podejmowania współpracy z osobą, która mieszkałaby na terenie Polski. Jest to bardzo korzystne w momencie, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność na terenie kraju, lecz zajmuje się głównie importem. Wtedy też dobrze jest mieć asystentkę, która nie tylko będzie potrafiła porozumiewać się w języku obcym, ale także będzie rozumiała zwyczaje i kulturę klientów, z którymi przedsiębiorca chce nawiązać współpracę.
Wirtualne asystentce można zlecić bardzo wiele zadań – w praktyce często zajmuje się ona nie tylko organizacją pracy biura, ale i raportowaniem czy nawet przygotowywaniem dokumentów księgowych. Warto jednak mieć na uwadze, że praca wirtualnej asystentki nie jest dla każdego. Trzeba bowiem być osobą niezwykle zorganizowaną, która potrafi pracować pod presj威而鋼
ą czasu. Obsługa komputera i programów ułatwiających prowadzenie firmy nie mogą być asystentce obce. Dodatkowo musi ona umieć komunikować się za pomocą kanałów zdalnych. Najczęściej zgadza się również na nienormowany czas pracy. Oznacza to, że nie musi przez 8 godzin pozostawać do dyspozycji pracodawcy, lecz w razie potrzeby powinna być gotowa wykonać poszczególne zadania. Okazuje się więc, że znalezienie godnej zaufania wirtualnej asystentki wcale nie jest prostą sprawą. Wręcz przeciwnie – często przedsiębiorcy przekonują się, że nie każdy może zostać asystentką, a szczególnie wirtualną asystentką. Warto pamiętać, że praca zdalna to przyszłość, dlatego już dziś warto przestawić się właśnie na taki model współpracy z innymi. Pozwala on nie tylko zaoszczędzić, ale również daje o wiele więcej możliwości, niż zatrudnianie pracowników, którzy wykonywaliby swoje obowiązki stacjonarnie. Wirtualny model współpracy świadczy również o nowoczesnym podejściu przedsiębiorstwa, a tym samym zwiększa jego renomę.